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D社様（ソフトウェア開発）

■プログラマーの抱える作業の進捗管理を簡単に行いたい！
社外パートナーとの協働作業もスムーズに行えるようになった！

　□導入ライセンス数：250ライセンス
　□使用データベース：Oracle 9i
　□サーバーOS：Microsoft Windows 2000 Server
　□主な活用例：TODOリストと作業報告を利用して作業進捗管理
パートナーとの企業間コラボレーションを実現

100名のプログラマーを抱えるソフトウェアメーカーのD社様では、プログラマーが抱える作業の進捗を簡単に行うツールとして≪Compass≫を導入。また、社外パートナーとの協働作業を行うD社様にとって、≪Compass≫は、まさにうってつけのソフトウェアでした。また、2004年9月には、新たにプロジェクトマネジメントシステムである『Compassプロジェクト』がリリースされることも、導入の決め手となりました。

いつしか、作業進捗の集計がメイン業務になっていた

D社様では、受注した案件ごとにチームを結成して業務を行っていましたが、一つのチームはおよそ20名～30名、多いときには協力会社のスタッフもメンバーに加わるので、100名を超えることもありました。

しかし、各担当者への作業の割り振りや、進捗報告を管理するのに大変な手間がかかっていました。担当者からはExcelで作成した作業報告シートが毎日提出されますが、いつしか、担当者から報告される作業進捗を集計する作業、作業報告シートの提出を催促することがプロジェクトマネージャーのメイン業務になってしまいました。

日報として提出を義務付けていた作業報告シートの提出率はかなり低かったようで、作業担当者への催促だけでも、かなりの労力を使っていたそうです。

D社様が、こうした状況を打開しようとした背景には、プロジェクトマネージャーの業務を本来の業務に戻し、正確なプロジェクトの利益率を把握したいという狙いがありました。

TODOのアクティビティで担当者の作業を管理

≪Compass≫を導入後、担当者が受け持つ作業はTODOリストで管理されるようになりました。担当者は、自分に割り振られた作業を全てTODOリストで確認し、毎日の作業結果・進捗をTODOリストや作業報告に登録します。

TODOへ作業の割り振り新規登録をする場合は、作業開始日と終了予定日、それに予定所要時間などを登録します。これらの情報を登録すると、≪Compass≫では、総作業時間や作業期間から、一日あたりの作業時間を自動計算し、自動で振り分けてくれます。もちろん手入力で振り分けることも可能で、これらの情報はカレンダー形式で表示されます。

しかも、便利なのは、土日祝など、予め設定された会社の公休日には作業が計上されないようにしてくれたり、またその他の作業で忙しい日にはなるべく1日の作業が定時の就業時間で終わるように、自動で作業の配分を≪Compass≫がしてくれる点です。

「一日あたりの作業時間が数値として表示されるので、一日にどのくらいの作業をこなす必要があるのかが、実感できるようになったのでしょう。作業が遅延することが少なくなりました。」（D社様）

TODOリストから作業結果を登録すると日報が自動作成される

≪Compass≫を導入してからは、日報の提出率が100％になったそうです。

D社様では、作業をかなり細分化してTODOリストに登録されていらっしゃいます。細分化することで、スケジュールの遅延やトラブル発生時の対応を迅速に行うことが狙いです。

しかし、以前は日報がなかなか提出されなかったそうです。「面倒だから」、「ウッカリ忘れてた」というのが一番の理由でした。

ところが≪Compass≫だと、TODOリストで結果入力を行うと、または、行き先案内板の使用やスケジュールの管理を日々行うだけで自動的に日報が作成されます。つまり、あらためて日報にもう一度入力する必要がありませんので、わざわざ日報作成のために時間を使うことが減りました。

「TODOリストの結果が反映されるだけでなく、行き先案内板やスケジュールからも自動的に日報を作成することができる点は、他の製品にはなかったことです。当初の目論見どおり、日報の提出はかなり楽になりました。そこで、社内の運用において日報の提出を義務付けるようにし、もし日報の提出を怠るスタッフがいる場合は、そのスタッフの責任、能力の問題として言い訳無用でシビアに厳しく追及しています。」（D社様）

しかも、作成した日報は、そのままワンクリックでワークフローに流すことができます。ワークフローに流された日報は、プロジェクトマネージャーの元に自動的に集まります。集まった日報に問題がなければ承認、不備があればコメントをつけて却下し、却下された日報は担当者が修正して、再度申請します。

こうして、導入後数ヶ月で日報の提出率が100％になりました。

提出された日報から各作業時間が集計される

≪Compass≫では、日報を作成していきますと作業ごとに作業時間が集計されます。集計された結果は、指定した期間において、担当者個人ごとの集計や所属部署ごとの集計としても表示可能です。

「作業ごとの作業時間を集計し、分析を行うことが、もっともやりたかったことなんです。」（D社様）

そうすることで、効率よく進めることができた作業はどれで、非効率な作業はどれなのかが把握できるようになります。時間のかかっている作業には何らかの原因があります。
「担当者の能力によるものなのか、要件定義や設計に問題があったのかを検討する材料になります。今までは、そういった分析を行うことがなかった。しかし、顧客からの価格に対する要求が厳しい現在では、今までのようにドンブリ勘定ではやっていけません。利益率を向上させるためにも、状況を詳細に把握し分析する必要がありました。」（D社様）

そういった状況の中で、作業ごとの作業時間を、個人レベル、組織レベルで把握し、分析できることは必須だったようです。

保守・メンテナンス業務の作業時間を把握することにも役立っています

D社様では、納品したソフトウェアの保守・メンテナンス業務も請け負っていらっしゃいます。

保守・メンテナンス業務は、毎月一定量の作業が発生するわけではなく、その月によって、作業量や作業内容がまちまちだそうです。契約は月額固定となっておりますが、その価格設定が本当に適切なのかどうかが、今までは把握できなかったそうです。

D社様では、保守作業開始・終了時に≪Compass≫の行き先案内板の作業種別を指定し、行き先案内板から自動で作業報告を作成する機能を活用しながら、厳密な作業日報の作成を実施し、作業時間の集計を行うことにしました。今後はデータを蓄積し、赤字となりがちな顧客に対しては、保守費用の見直しを実施していくとのことです。

将来的には『Compassプロジェクト』を導入

今回、≪Compass≫を導入することになったもう一つの理由は、2004年9月に『Compassプロジェクト』がリリースされることだそうです。

「弊社ではプロジェクト管理ソフトの導入を検討していました。しかし、ソフトを導入することで、プロジェクトマネージャーの負担が増えることは避けたい！また、進捗報告などが業務の中で円滑に行われない・徹底されないことは避けたい！と考えていました。『Compassプロジェクト』を導入しても、各担当者の作業の進捗は、今まで通りTODOや作業報告から登録するだけでよく、登録された情報がプロジェクトマネージャーの元に集約され、『Compassプロジェクト』において更に詳細なマネジメントを行うことができる。つまり、プロジェクトマネージャーは、進捗管理や分析業務、プロジェクトのコントロールに専念できるという点が魅力的でした。」（D社様）

「しかも、ワークフローやドキュメント管理の機能をはじめ、グループウェアの機能と連携したプロジェクト管理ソフトは他になかった。グループウェアとも連携していることで、プロジェクト以外の日常業務の負荷管理なども含めマネジメントを行うことが出来るプロジェクト管理ソフトであることに、たいへん魅力を感じました。」（D社様）

「プロジェクト管理を導入しても、『さあ今日から使いなさい』では、いきなりは社内運用として充分に機能しないことが懸念されました。よって、まずは担当者に入力するクセをつけさせるためにも、社内運用に慣れさせ、徹底させるためにも、この時期での≪Compass≫の導入に踏み切りました。現状の機能だけでも充分なマネジメントを行えますので、『Compassプロジェクト』を導入する前のいい訓練にもなっています。『Compassプロジェクト』がリリースされた後も、特に現在の運用を変える必要もなく、スタッフには今まで通り≪Compass≫を運用してもらうだけでいいですし、それでいて、プロジェクトマネージャーにとっては嬉しい機能が増えるわけですから。（笑）」（D社様）

今回の≪Compass≫の導入は、将来の『Compassプロジェクト』の導入を見越してのことだったそうです。

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