Compass（コンパス）スタンダード導入事例＞ A社様（住宅メーカー）

スタンダード製品紹介

スタンダードHOME ＞ Compassスタンダードの導入事例＞ A社様（住宅メーカー）

A社様（住宅メーカー）

■全国の支店からの受注報告を本社で一括管理！
Excelで作成していたシートを廃止し、全支店間での情報共有を実現！

　□導入ライセンス数：200ライセンス
　□使用データベース：Oracle 9i
　□サーバーOS：Microsoft Windows 2000 Server
　□主な活用例：フリーDBを活用して受注状況をリアルタイムに把握

住宅メーカーのA社様は全国に7つの支店があり、およそ180名の営業マンが所属しています。営業マンから毎月7日に報告される前月の受注報告書の管理を効率よく行うためのツールとして≪Compass≫を導入。結果がわかるまでに1ヶ月もかかっていた集計作業がリアルタイムに閲覧できるようになり、また、アウトソーシングしていたデータ入力費用（年間240万）の削減を実現されました。さらに、導入後、予期していなかった副産物も手に入れることができました。さて、その副産物とは・・・

その月の受注結果は翌月にならないと分からなかった

A社様では、Excelで作成した受注報告シートを各支店に配布し、営業担当者が毎月7日までに受注情報を入力して本社にメールで送信していました。メールを受け取った本社は、シートをプリントアウトしてアウトソーシング先に宅急便で送り、集計結果を翌月の1日に受け取っていました。

つまり、その月の集計結果は翌月になるまでわからない状態でした。

1ヵ月後に受注状況がわかっても、それに対する有効な戦略を立案することはできず、会議は単なる事後報告の場でしかありませんでした。

この状況を何とか打開するために、当初は独自システムを構築することを検討されていたそうですが、業者から提出された見積は1500万。納品までに4ヶ月かかるということで、この企画はペンディングとなりました。

市販のパッケージソフトは『帯に短し　たすきに長し』

次にA社様では、導入の目的を以下の2つに絞り、パッケージソフトの導入を模索することになりました。

・1ヶ月かかっていた受注状況の把握にかかる時間を短縮すること
・アウトソーシングしていた集計作業にかかるコストを削減すること

「しかし、なかなか条件に見合ったソフトが見つかりませんでした。市販されているグループウェアなどのソフトは確かに安いのですが、受注報告シートをひとつのサーバーに集めることができても、集計する作業が発生するなど、機能の物足りなさをどうしても拭いきれず、また一方、カスタマイズ可能なパッケージソフトだと、コストがネックとなり導入には至りませんでした。」（A社様）

≪Compass≫がぴったりあてはまった

そんな時、≪Compass≫のホームページからお問合せいただき、≪Compass≫が搭載するさまざまな機能の中の一つである「フリーDB」が、ニーズにぴったりマッチするのではないかと提案させていただきました。

「フリーDB」とは、Excelで作成するような一覧表を、自由に作成できるもので、入力項目をいくつでも、自由に設定することができます。

しかも、設定した条件で簡単にデータを抽出することができ、集計することも可能です。さらに、≪Compass≫にアクセスできる環境があれば、 場所を選ばずどこからでも営業担当者が随時、簡単に受注情報を直接入力することができます。

「営業担当者が直接入力することができるのなら、アウトソーシングを行う必要もなく、年間２４０万の費用を削減できるかもしれない。」（A社様）

まさに、A社様が抱えていた問題を全て解決することができるものだったのです。

早速、A社様には３０日間無料で使える試用版にて、検証を行っていただきました。

「入力用のテンプレートは１時間ほどで簡単に作成できた。営業担当者にも、ほとんど指導することなく、導入はスムーズに行えた」（A社様）

本社で検証したところ、本当にスムーズに導入できたので、正式採用となり、全支店での運用を開始していただきました。

リアルタイムに全支店の受注情報が閲覧可能になった

導入開始後、全支店の受注情報がリアルタイムに把握できるようになりました。

極端なことをいうと、その日の受注結果は、その日のうちに集計することも可能です。

「１ヵ月後でないと分からなかった支店ごとの受注結果が、閲覧したいときに、その場で閲覧することが可能になったことは、弊社にとって画期的なことです。」（A社様）

また、アウトソーシング先から提出される集計結果は、支店ごとの１ヶ月間の合計という、予め決まった形式のみでしたが、≪Compass≫を導入してからは、担当者別集計や、期間を指定しての集計など、抽出条件を自由に設定できるので、取り出せるデータのバリエーションが広がりました。

リアルタイムに情報を把握するためには、営業担当者が入力を怠らないことが、前提条件となりますが、A社様では入力を催促することがほとんどないそうです。

「その場で状況が把握できるので、他の支店との競争意識が働いているのかもしれませんが、操作に迷うことがなく簡単に使えるからでしょう」（A社様）とのことです。

思わぬ副産物　商談の進捗を入力しノウハウを共有する動き

導入当初は、受注が確定した案件のみを登録していたが、商談段階での案件も登録するようにしたらどうかという意見が、現場からあがってきたそうです。

≪Compass≫では、細かく権限を設定することが可能です。権限設定によって、他部署の社員情報の閲覧を制限することができたり、新しくフリーDBのテンプレートを作成したり、変更したりすることを制限することができます。

「最初は、権限に制限を設けずに、好きなように使わせていた」（A社様）とのことで、社員は自由に使用されていたそうです。

すると、「どちらかというと、個人プレイが目立っていた」（A社様）という、営業担当者の中から、商談の進捗状況を管理する動きが出てきました。自ら商談進捗管理シートを作成し、まだ受注に至っていない商談中の案件を登録するようになりました。

これは使えると判断したA社様では、全社的に取り組むことにしたそうで、見積提出前の商談には「○」、見積を提出して価格交渉に入った案件には「●」といったように、視覚的に把握しやすくする工夫も取り入れました。

また、案件が受注できなかった場合でも、受注に成功した場合でも、その理由を書き込ませるようにしたそうです。

そうすることで、今までは担当者に直接聞かないと分からなかった商談の進捗が、いつでも確認することができるようになっただけでなく、他の担当者の成功体験、失敗体験をも共有できる素地ができあがりました。

「個人プレイが目立っていた営業担当者のあいだに、横のつながりが芽生え始めたのは、予想していなかった副産物」（A社様）だったようです。

対策を指示できるようになったので、機会損失が減った

それだけではなく、事前に気になる案件があれば、担当者にアドバイスすることも可能になりました。

今までは、受注に失敗してからその原因を話し合うことが多かったが、≪Compass≫導入後は、商談において次の戦略を練る機会が増えました。

会議を開催するときは、担当外の案件の状況も予め閲覧しておくことを義務付け、会議の時間を状況確認のために使うのではなく、戦略を話し合う場になるように心掛けたそうです。

「≪Compass≫を導入したことで、会議のために新たに資料を作成するのではなく、日ごろ蓄積したデータをそのまま会議に使用できることが大きい」（A社様）

≪Compass≫導入で得ることができたもの

≪Compass≫での運用が軌道にのってきたので、アウトソーシングを廃止されることが決定したそうです。

「年間240万の費用が削減されること以上のものを、≪Compass≫を導入することで、手に入れることができた。」（A社様）

当初の目的であった、集計結果にかかる時間を短縮することと、アウトソーシングにかかっていた費用を削減することを実現されたA社様ですが、当初は予期していなかった、ノウハウを共有する仕組みを構築し、戦略的な営業展開を実施されるにいたりました。

コラボレーションウェア『Compass』とは
Compassスタンダードの活用例
Compassスタンダードの導入事例
　 └D社様（ソフトウェア開発）
　 └F社様（産業機械メーカー）
　 └P社様（OA機器販売）
　 └A社様（住宅メーカー）
他社製品と比較